Статьи

Вахрушина Н. Анализ оборачиваемости дебиторской задолженности


В грамотно выстроенной структуре мотивации менеджеров по продажам обязательно должна учитываться дебиторская задолженность и ее оборачиваемость. Без этого невозможно сформировать и оптимальную систему финансирования любой компании

Все дело в том, что большинство компаний и предприятий рассчитывают период оборота дебиторской задолженности по стандартной формуле, где ПО = ДЗ средняя ( количество дней/выручка за период, и совершают при этом грубую ошибку, так как на практике в большинстве случаев данная формула некорректна. Правильнее было бы рассчитывать период оборота ДЗ как средневзвешенный, так как во многих компаниях на него «завязана» и система мотивации менеджеров по продажам, и система ранжирования покупателей.

Связь оборачиваемости дебиторской задолженности и мотивации менеджеров по продажам

Ориентация менеджеров по продажам на уровень доходов (или объем продаж), как правило, приводит к доминированию подхода «лишь бы продать», при этом контроль над уровнем поступлений оказывается недостаточным, а на некоторых предприятиях он вообще «закрепляется» за финансовыми службами. Но ориентация на этот показатель не гарантирует «качество» поступлений, поэтому в хорошо выстроенной системе мотивации учитываются не только доходы (и/или маржинальная прибыль) и поступления, но и возрастная структура дебиторской задолженности, а также ее оборачиваемость за период.

Пример

На март менеджеру по продажам установлены следующие контрольные показатели: доходы (продажи) – 800 тыс. рублей, маржинальная прибыль – 500 тыс. рублей, поступления – 850 тыс. рублей, период оборота дебиторской задолженности – 30 дней, доля сомнительных дебиторов в общей сумме дебиторской задолженности не более 5%. Соответственно он должен спланировать свои продажи в течение года таким образом, чтобы поступления в марте составили 850 тыс. рублей, а средняя отсрочка платежа была 30 дней. При этом продажи марта должны соответствовать уровню 800 тыс. рублей, в том числе прибыль и покрытие постоянных расходов – 500 тыс. рублей.

Установленные контрольные показатели по каждому менеджеру являются декомпозицией целевых показателей в целом по предприятию. Доходы консолидируются в бюджет доходов и расходов, поступления – в бюджет движения денежных средств, дебиторская задолженность и полученные авансы – в прогнозный баланс. Исходя из среднего периода оборота дебиторской задолженности формируется оптимальная структура финансирования.

При такой системе мотивации деятельность менеджера, с одной стороны, соответствует целевым установкам предприятия, с другой – менеджер имеет свободу в выборе клиентов и номенклатуры в пределах установленных показателей. Но вводя их, необходимо контролировать и анализировать их исполнение. И если по доходам, поступлениям и фактическому анализу структуры дебиторской задолженности вопросов, как правило, не возникает, то в отношении периода оборота ДЗ то же самое утверждать нельзя. Несмотря на кажущуюся простоту и распространенность этого показателя, нередки и ошибки, связанные с его применением.

Факторный анализ периода оборота дебиторской задолженности

Обычно для расчета периода оборота (ПО) дебиторской задолженности (ДЗ) используется следующая формула (см. формулу 1).

Фактическое значение периода оборота сравнивают с нормативом и делают выводы об эффективности работы различных отделов/ сотрудников предприятия. Для того чтобы оценить, чьи действия в наибольшей степени повлияли на отклонение фактического периода оборота от нормативного (установленного целевого) значения, следует разложить данное отклонение на факторы и сделать соответствующие выводы.

Одним из факторов, влияющих на значение периода оборота дебиторской задолженности, является средняя ДЗ за период, которая в свою очередь является расчетной величиной:

где ДЗ – средняя дебиторская задолженность за период;
ДЗнач – дебиторская задолженность на начало периода;
ДЗкон – дебиторская задолженность на конец периода.

ДЗ на конец периода зависит от дебиторской задолженности на начало периода, фактических поступлений денежных средств за это время и начисленных доходов (см. формулу 2).

Таким образом, период оборота ДЗ зависит от следующих факторов: дебиторской задолженности на начало периода, фактических поступлений денежных средств и начисленных доходов за период, количество дней в периоде (см. формулу 3).

Последующая схема план-факт-анализа выглядит следующим образом (см. формулу 4).

Соотношение доходов фактических и плановых является конечной величиной, поэтому далее на факторы следует раскладывать только соотношение средних дебиторских задолженностей, так как на данном этапе это соотношение (с точки зрения факторов) неинформативно.

Логичным представляется перейти от относительных показателей к абсолютным (если подставить формулы средней дебиторской задолженности в полученную дробь, конечная формула получится слишком громоздкой) и проанализировать, почему мы получили такое отклонение средней задолженности (далее отклонение обозначается как «дельта») (см. формулу 5).

Анализ отклонения фактического периода оборота

Итак, теперь анализ отклонения фактического периода оборота от его плановой величины выглядит следующим образом:

    1) рассчитывается соотношение фактического и планового периода оборота дебиторской задолженности;
    2) раскладывается на соотношение средних величин фактической и плановой ДЗ и фактических и плановых доходов;
    3) осуществляется переход к абсолютной разнице средних величин фактической и плановой ДЗ;
    4) полученная дельта средней задолженности раскладывается на составляющие;
    5) по результатам анализа делаются соответствующие выводы.
Следует учитывать, что плановая величина периода оборота далеко не всегда соответствует нормативу оборачиваемости. На практике эта разница может быть существенной по нескольким причинам:
  • норматив устанавливается на год, а в течение года его величина может варьироваться;
  • норматив устанавливается на группу подразделений, и, аналогично предыдущему пункту, внутри группы величина тоже может варьироваться.

Ввиду вышеуказанных причин в процессе факторного анализа отклонения фактического периода оборота от норматива следует раскладывать это отклонение на две составляющие: отклонение фактического периода оборота от планового и отклонение планового периода оборота от норматива.

Типичные ошибки при анализе оборачиваемости дебиторской задолженности

Расчет периода оборота дебиторской задолженности указанным способом корректен далеко не во всех случаях.

Пример:

Пусть плановая задолженность на начало февраля составляла 8300 рублей, фактическая – 8200 рублей; доходы плановые – 5800 рублей, фактические – 7600 тыс. рублей; поступления плановые – 5700 рублей, поступления фактические – 5750 рублей.
Тогда:
ДЗ на конец периода плановая = 8300 + 5800 – 5700 = 8400 руб.

ДЗ на конец периода фактическая = 8200 + 7600 – 5750 = 10 050 руб.

ДЗ средняя за период плановая = (8300 + 8400)/2 = 8350 руб.

ДЗ средняя за период фактическая = (8200 + 10050)/ 2 = 9125 руб.

ПО плановый = 8350 ( 28/5800 = 40,3 дн.

ПО фактический = 9125 ( 28/7600 = 33,6 дн.

Таким образом, отклонение фактического ПО от норматива составляет 33,6 – 45 = 11,4 дн., в том числе от планового – 33,6 – 40,3 = 6,7 дн., а отклонение планового ПО от норматива равно 40,3 – 45 = 4,7 дн.

Раскладывая отклонение фактического периода оборота от планового на факторы, получаем следующий результат:

ДЗ_ф – ДЗ_п = (8200 – 8300) –1/2 ( (5750 – 5700) + 1/2 ( (7600 – 5800) = – 100 – 25 + 900 = 775.

Таким образом получается, что из всех факторов определяющим является отклонение фактического уровня начисленных доходов от планового при очевидно несущественном отклонении от плановых показателей фактических поступлений и фактической ДЗ на начало февраля.

Что же получается: при существенном росте доходов период оборота дебиторской задолженности уменьшается? Правильным представляется прямо противоположный ответ.
Дело в том, что формула, нашедшая столь широкое применение, имеет два принципиальных ограничения:

    1) средняя задолженность действительно должна быть средней, но не арифметической, а хронологической, то есть более точной, или ее колебания в течение анализируемого периода должны быть минимальны;
    2) уровень доходов и уровень поступлений за период не должны существенно различаться, иначе результат получается некорректный.

Расчет средневзвешенного периода оборота

Возникает вопрос, а как же можно корректно рассчитать ПО дебиторской задолженности? Исходя из практики стоит определять период оборота как средневзвешенный, а именно: рассчитывать его по каждому платежному документу как разницу между датой платежа и датой возникновения оплаченной задолженности и взвешивать данную величину на сумму платежа (см. табл.).

ТАБЛИЦА. Расчет средневзвешенного периода оборота дебиторской задолженности

ДАТА ВОЗНИКНОВЕНИЯ ЗАДОЛЖЕННОСТИ
ДАТА ОПЛАТЫ
СУММА, РУБ.
ПЕРИОД ОБОРОТА, ДНИ
СУММА ) ПЕРИОД ОБОРОТА
01.02.2006
05.02.2006
100000
4
400 000
01.02.2006
10.02.2006
200000
9
1 800 000
04.02.2006
15.02.2006
75 000
11
825 000
08.02.2006
05.02.2006
230 000
-3
–690 000
15.02.2006
10.02.2006
150 000
-5
–750 000
25.02.2006
25.02.2006
50 000
0
0
Итого:
805 000
1,97
1 585 000

Средневзвешенный ПО рассчитывается как 1 505 000/805 000 = 1,97 дн.

То есть в среднем оплата происходит через два дня после возникновения задолженности.

Безусловно, предложенный способ расчета периода оборота как средневзвешенного является более сложным по сравнению с обычным, распространенным способом, но он куда более точен и информативен.

Исследования показывают, что результаты приведенных двух способов расчета сближаются при выборке 1 – 1,5 года (для средних по размеру предприятий). При анализе меньших периодов, а тем более при расчете периода оборота по конкретному менеджеру или клиенту, рекомендуется использовать только метод средневзвешенных периодов оборота дебиторской задолженности